Ska ni upphandla en ny webbplats? Tio frågor att svara på innan ni kontaktar en leverantör

De flesta webbprojekt går fel innan de ens börjat. Organisationen kontaktar en leverantör, leverantören skriver förslaget och förslaget blir sedan kravspecifikationen. Resultatet är att det som byggs är det leverantören är bäst på snarare än det ni behöver. Det är ingen anklagelse mot leverantörerna. Det är en följd av att den som skriver kraven styr projektet, och att den rollen lämnades tom.

Det går att undvika genom att svara på tio frågor innan ni ber om offert. Det tar en eftermiddag och sparar månader.

1. Vad ska webbplatsen göra för er om ett år?

Inte hur den ska se ut utan vad den ska leda till. Fler ansökningar, färre samtal till kansliet eller fler anmälningar till kurser. Skriv tre saker som ska ha hänt om ett år och se till att de går att räkna. Det blir projektets mål och det ni utvärderar leverantören mot när projektet är klart.

2. Vilka ska använda den och vad kommer de för?

Tre målgrupper och deras viktigaste ärende på webbplatsen. Om ni inte vet så titta i webbstatistiken och i inkorgen. De vanligaste frågorna till kansliet är också de vanligaste ärendena på webben, och en webbplats som besvarar dem avlastar er varje dag.

3. Vad fungerar på den nuvarande webbplatsen?

Allt behöver inte göras om. Ta reda på vilka sidor som besöks mest och vilka som faktiskt löser ett ärende. De ska överleva och gärna förbättras. Sidor som ingen besökt på ett år ska inte flyttas med, hur mycket arbete de än kostade en gång. Den här inventeringen ger er dessutom en rimlig uppfattning om hur mycket innehåll projektet omfattar, vilket påverkar priset mer än det mesta.

4. Vem ska uppdatera den och hur ofta?

Svaret styr valet av system. En webbplats som uppdateras av en person två gånger i månaden behöver ett enkelt verktyg. En webbplats med tio redaktörer behöver roller, granskning och arbetsflöden. Beskriv redaktörernas vardag för leverantören och be att få prova redigeringsverktyget själva innan ni skriver på. Det är redaktören som ska leva med systemet i fem år och inte projektledaren.

5. Vilka system ska webbplatsen prata med?

Medlemsregister, bokningssystem, nyhetsbrevsverktyg och betallösning. Lista dem och skriv för varje system vad som ska flöda åt vilket håll. Integrationer är den vanligaste orsaken till att både budget och tidplan spricker, och det beror nästan alltid på att ingen på beställarsidan visste hur det gamla systemet egentligen fungerade.

6. Vilka krav ställer lagen på er?

Offentlig sektor har sedan länge krav på tillgänglighet enligt WCAG, och sedan sommaren 2025 omfattas även många privata tjänster av tillgänglighetslagen. GDPR gäller alla som samlar in personuppgifter, vilket ett kontaktformulär gör. Skriv in kraven i specifikationen och be leverantören beskriva hur de verifierar att kraven uppfylls. En webbplats som inte uppfyller dem blir dyr att rätta i efterhand och ett rättsligt problem ni inte behöver.

7. Vad ska ni äga när projektet är klart?

Domän, kod, design och innehåll ska vara ert, och kontot hos hostingleverantören ska stå i ert namn. Det låter självklart men står sällan i avtalet. Fråga uttryckligen vad som händer om ni vill byta leverantör om två år och vad ni får med er då. Ett svar som tar mer än två meningar är ett svar att vara vaksam på.

8. Hur ska innehållet tas fram?

Innehållet är den del som oftast blir försenad, och det är nästan alltid beställarens ansvar. Vem skriver texterna, vem tar bilderna och finns det tid avsatt i kalendern? Räkna med att innehållsarbetet tar lika lång tid som utvecklingen. Om ni inte har någon som kan skriva så ska det ingå i upphandlingen, för en ny webbplats med gamla texter är en dyr omdesign.

9. Vad kostar det att driva den?

Hosting, licenser, säkerhetsuppdateringar och support. Be om en driftkostnad per år i offerten och be att få den specificerad. Vissa lösningar är billiga att bygga och dyra att äga, och det är ägandet som pågår längst. Fråga också vad som händer när något går sönder en fredag eftermiddag och vem ni ringer då.

10. Hur vet ni att projektet lyckades?

Gå tillbaka till första frågan. Bestäm hur ni mäter målen och vem som tittar på siffrorna. Skriv in mätningen som en leverans i sig så att den finns på plats vid lansering och inte tre månader senare. Mät också nuläget på den gamla webbplatsen innan den stängs. Utan ett utgångsvärde går det inte att visa att den nya blev bättre, och det kommer någon i styrelsen att fråga efter.

Vad ni gör med svaren

Svaren blir en kravspecifikation på tre till fem sidor. Skicka den till tre leverantörer och be dem beskriva hur de löser era mål och inte bara vad det kostar. Be om en referens där ni får prata med en redaktör och inte bara med den som beställde.

Den leverantör som ställer flest frågor tillbaka är ofta den bästa. Den som svarar med ett färdigt paket har troligen inte läst.

Vill ni ha hjälp med upphandlingen?

Jag hjälper organisationer att ta fram krav, utvärdera offerter och leda webbprojekt från beställarens sida. Jag har suttit på båda sidor om bordet och vet vad leverantören hoppas att ni inte frågar om. Kontakta mig så pratar vi om ert projekt.